I 6 ERRORI + 1 CHE UN OPERATORE DEL SETTORE EVENTI NON DEVE ASSOLUTAMENTE COMMETTERE

Organizzare un evento è davvero bellissimo ma anche molto stancante ed estenuante.

I problemi da risolvere ci sono SEMPRE e sono continuamente dietro l’angolo, pronti ad apparire quando meno ce lo aspettiamo come un fulmine a ciel sereno che ti colpisce a Luglio, in spiaggia, sotto il sole cocente mentre eri intento a rilassarti.

Scopri quali sono gli errori che un operatore del settore non deve assolutamente commettere per realizzare un matrimonio perfetto!

Organizzare un evento è davvero bellissimo ma anche molto stancante ed estenuante.

Le cose alle quali pensare sono MIGLIAIA e bisogna avere sempre mille occhi aperti, facendo attenzione ad ogni più piccolo dettaglio e accordo precedentemente preso.

Per non parlare delle cose da dover supervisionare per accertarsi che tutte le parti operanti attive nell’organizzazione abbiano fatto quanto detto e/o stipulato! D’altronde chi opera in questo settore, e lo fa da VERO PROFESSIONISTA, sa bene che creare una squadra di operatori e fornitori professionisti e fidati, è assolutamente il presupposto più importante affinché l’evento risulti perfetto.

Ad un operatore del settore può capitare spesso, infatti, di trovarsi a collaborare e a lavorare con persone nuove. Per fortuna la maggior parte delle volte, questi incontri risultano essere propizi e vantaggiosi dai quali nascono nuove collaborazioni e anche amicizie.

Purtroppo però, non si possono avere sempre esperienze positive ed è per questo che può capitare di fare incontri spiacevoli con addetti al settore non proprio professionali e professionisti.

In quel caso bisogna essere molto vigili e attenti.

Ricordo ancora quando, dieci anni fa, all’inizio della mia carriera nel settore degli eventi, mi ritrovai a collaborare con un “Fioraio” (perché era davvero solo un fioraio) scelto e voluto fortemente dalla sposa in quanto “amico di famiglia storico”. Un esperienza terrificante! Mesi prima il commerciante in questione aveva pattuito con me e la sposa di creare un arco di fiori all’ingresso della chiesa utilizzando rose bianche ed orchidee.

Nonostante le mie continue raccomandazioni fino al giorno prima del grande evento, la mattina del giorno del matrimonio il fioraio stava realizzando l’arco di fiori con pochissime rose bianche e senza orchidee. Al mio sbigottimento e alla domanda arrabbiata e incredula sul perché stesse procedendo in quel modo e che fine avessero fatte le orchidee lui rispose: “Tanto la sposa sarà così emozionata che lei. tanto meno nessun altro, si ricorderà o noterà che nell’arco di fiori ci mancano le orchidee”.

Posso lasciarti immaginare i miei nervi!

Ma quando si organizza un evento si sa, calma e sangue freddo sono le armi principali degli organizzatori, sempre pronti e scattanti a dover risolvere i tanti problemi che possono presentarsi.

D’altronde la legge di Murphy vale per tutti. Quindi nessuno ne è immune: se qualcosa può andare storto il giorno dell’evento, probabilmente lo farà.

Il segreto per aggirare questa dura legge consiste nel prevedere quello che di peggio potrebbe succedere ed evitarlo. Come? Con una pianificazione più che perfetta!

Se sei un esperto, probabilmente sai già bene come muoverti. Ma se sei alle prime armi, stai particolarmente attento a non incorrere in alcuni errori che potrebbero mettere a rischio la riuscita dell’evento e, anche, la tua carriera!

Prova ad immaginare la scena: l’evento che stai organizzando da mesi è finalmente arrivato. Insieme alla tua squadra, sei contento di aprire finalmente le porte e dare il benvenuto agli ospiti. Hai curato con attenzione i minimi dettagli del processo organizzativo, e tutto sembra a posto. Eppure, ecco che manca una composizione al tavolo, dei vasi si sono rotti e la cucina è nettamente in ritardo.

I problemi da risolvere ci sono SEMPRE e sono continuamente dietro l’angolo, pronti ad apparire quando meno ce lo aspettiamo come un fulmine a ciel sereno che ti colpisce a Luglio, in spiaggia, sotto il sole cocente mentre eri intento a rilassarti.

Alcuni eventi falliscono, un sacco di cose possono andare male, ed è spesso troppo tardi per correggere qualcosa. Avrai sicuramente sentito parlare della povera e sfortunata wedding planner (che probabilmente si è scoperto essere un catering) denunciata nel padovano per un matrimonio, a detta della sposa, da incubo e fallimentare!

Non sappiamo come sia andata realmente la storia e chi abbia ragione in questa situazione. Ma cose del genere accadono perché di problemi ed errori durante un evento ci sono e purtroppo accadono. A questi, però, bisogna essere preparati, riconoscerli e con calma e sangue freddo, prendere in mano la situazione e risolvere tutto nel minor tempo possibile e miglior modo possibile.

Un evento è un’entità che accade in tempo reale, quindi una volta finito, è passato. Alcuni aspetti possono essere riparati durante l’evento, ma altri no. Molti problemi possono però essere evitati se sai quali sono gli errori più comuni che gli operatori del settore eventi commettono.

Scopri quali sono gli errori che un operatore del settore non deve assolutamente commettere per realizzare un matrimonio perfetto! 

Continua a leggere il post…

Organizzare un matrimonio non è per niente facile! Non basta mettere insieme sedie, divani, candelabri e fiori per fare in modo che tutto sia perfetto. Dietro all’organizzazione di un evento di successo c’è studio, progettazione ed anche previsione. Non si parla abbastanza di quest’ultimo tassello che  invece è importante e fondamentale per la perfetta riuscita di un evento… bisogna prevedere qualsiasi passo falso e qualsiasi problema che durante l’evento potrebbe accadere.

Un evento è come un iceberg. Sai infatti cosa accomuna quest’ultimo con un iceberg?

L’iceberg è una montagna di ghiaccio che si è staccata dal ghiacciaio e quello che noi vediamo in superficie è solo il 10% del suo volume. Il restante 90% rimane sotto la superficie marina ed è per questo che è difficile immaginare le dimensioni della parte subacquea dalla sola osservazione della parte emersa.

Tornando a noi e agli eventi…

Quello che vedi e che vivi come ospite ad un evento ma anche come sposa o sposo il giorno del matrimonio è solo la punta dell’iceberg, è il risultato, è quel 10% che si vede in superfice.

Il restante 90% è nascosto sott’acqua e non è visibile a chi non fa parte dell’organizzazione. É tutto il lavoro, la fatica, il tempo dedicato alla pianificazione, gli incontri con i fornitori, la gestione del budget, la creazione di un progetto, le modifiche di ogni singolo servizio affinchè sia tutto come gli sposi desiderano, la coordinazione di tutte le figure professionali che lavorano per un evento e mi fermo perché la lista sarebbe lunga. Senza questo 90%, il 10% che si vede in superficie non sarebbe cosi perfetto.

Puoi immaginare, quindi, che data la mole di lavoro e di cose alle quali pensare, risulta quasi impossibile non incappare in errori.

Ma quali sono gli errori più comuni e come bisogna fare per evitare di “realizzare” un matrimonio da incubo e di beccarsi una denuncia piuttosto che un ringraziamento per il sogno di una vita?!

Prendi carta e penna e segna questi errori ai quali prestare attenzione nella tua agenda!

Comunicazione poco attenta

Si tratta dell’errore più comune nella pianificazione di eventi: una cattiva comunicazione è spesso il risultato di una mancanza di attenzione ai dettagli. Comprende sia la comunicazione con il tuo team sia quella con i fornitori. Devi sempre assicurarti che ognuno abbia ben presente cosa ti aspetti da loro e in che tempi. Inoltre, ciò che di più importante deve comunicare di te e per te è il tuo CONTRATTO DI LAVORO. Dopo aver pattuito con gli sposi tutto ciò di cui c’è bisogno per realizzare il loro matrimonio, tutto deve essere riportato su carta e firmato dagli sposi! Solo in questo modo non potranno esserci “ma io mi aspettavo qualcosa di diverso”, “l’avevo immaginato diversamente”, “non era questo che mi avevi detto/fatto vedere”. No! nessuno potrà contraddire ciò che c’è scritto nel contratto e ciò che mostra il fascicolo del matrimonio condiviso e firmato dagli sposi.

Cattiva gestione del tempo 

L’organizzazione dell’evento diventa sempre più una corsa contro il tempo: richieste dell’ultimo minuto, cambiamenti di programma sono situazioni che ti trovi a dover gestire sempre più spesso. In ogni caso, devi riuscire ad organizzare tutto alla perfezione e concludere tutti i preparativi con mezz’ora di anticipo rispetto all’arrivo del primo partecipante!I calendari possono sembrare abbondanti su carta, però spesso in realtà tutto richiede più tempo di quello che avevi immaginato. Non iniziare ad organizzare con abbastanza anticipo può portare al fallimento dell’intero evento. I relatori, gli artisti, le location, sono i piloni principali del tuo evento.

Farsi pagare dopo l’avvenuto evento

Non cadere nella trappola di far saldare tutto il tuo lavoro o addirittura quello dei fornitori che fanno capo a te, dopo l’avvenuto evento. Fidarsi è bene ma non fidarsi è meglio, dice il proverbio. D’altronde potrebbe capitare che, seppure tutto vada alla perfezione, senza nemmeno una piccola sbavatura, gli sposi potrebbero muoverti delle critiche e rifiutarsi di pagare la quota restante. Questo potrebbe essere un vero e proprio danno per te e per i fornitori che entrano in gioco durante l’evento. Va tutto saldato una settimana/ dieci giorni prima del matrimonio.

Non avere un “piano B” (gestione degli imprevisti)
Se una cosa può andare male, lo farà, cita la Legge di Murphy. E tu, devi prevedere tutto ciò che potrebbe farlo e pianificare ogni soluzione possibile. Gli allestitori potrebbero essere in ritardo, il fiorista potrebbe aver dimenticato delle composizioni, le grafiche del tableau o i segnaposti potrebbero essere sbagliati o manchevoli di qualcosa, il maltempo potrebbe rovinare una festa all’aperto: sono imprevisti difficili (a volte impossibili) da prevedere e da gestire nel giorno X. Devi avere pronti i “piani B” almeno due settimane prima dell’evento.

Personale insufficiente

Il personale presente all’evento deve essere adeguato al numero dei partecipanti. La mancanza di supporto, nonostante costituisca una voce importante nel budget, potrebbe causare problemi che ti costerebbero poi ben più cari di quanto immagini.

Restare a corto di materiale

Fai un elenco dettagliato di tutto il materiale che ti servirà in sede di evento e dello spazio per trasportarlo, imballaggi compresi. Controlla due volte di avere tutto il necessario prima di partire.

Questi sono i 6 errori che un operatore del settore non deve assolutamente commettere quando si appresta ad organizzare un matrimonio ma soprattutto, c’è un errore che non devi fare per nulla al mondo:

VENDERE IL MATRIMONIO CHE VORRESTI TU E NON QUELLO CHE DESIDERANO GLI SPOSI!

Sai cosa rende, infatti, il matrimonio un vero successo? UN ALLESTIMENTO CHE PARLI DEGLI SPOSI E RISPECCHI LA LORO PERSONALITA’.

Io sono un architetto scenografo e SONO STATO COLUI IL QUALE HA TRASPORTATO QUESTA QUALIFICA E COMPETENZA NEL SETTORE DEI MATRIMONI, CREANDO UNA NUOVA FIGURA PROFESSIONALE: IL COSTRUTTORE DI SCENOGRAFIE PER EVENTISvolgo questa professione da circa 10 anni. Sono l’unico in Italia ad avere la fortuna e l’onore di lavorare per e con i più grandi professionisti del settore a livello mondiale (clicca qui per saperne di più su di me) . Per questo, posso dirti con assoluta certezza e sincerità che, per realizzare un matrimonio che tutti ricorderanno, c’è bisogno di creare un allestimento unico ed originale, che non sia la copia di nessun matrimonio visto prima e che, per farlo, c’è bisogno di costruire una scenografia! Ma non tutti posso realizzare un allestimento di questo tipo; è necessario che tu ti rivolga ad un VERO PROFESSIONISTA DEL SETTORE!

Ma come fare?

Il percorso che personalmente faccio con le mie coppie di sposi per la progettazione di un allestimento e la creazione di una scenografia in stile è abbastanza lungo e richiede molteplici incontri e partecipazione da parte della coppia.
Non sono uno di quei professionisti che incontra la coppia di sposi una volta in ufficio e poi gli sviluppa un progetto secondo solo quelle che sono le sue idee o, ancora peggio, delle idee rubate a pinterest o a degli altri professionisti del settore.
La coppia io la devo seguire, la devo ascoltare, la devo conoscere a fondo, devo condividere ogni mia idea riguardo il progetto con loro perché non è solo il mio progetto, è IL LORO SOGNO e, pertanto, deve rispecchiare pienamente il loro stile e la loro personalità.

D’altronde, al nostro primo incontro, spiego alla sposa e alla coppia del mio metodo. “EVENTRIX”,un metodo TESTATO E INFALLIBILE, che si basa sull’individuazione scientifica dello stile dell’allestimento del matrimonio adatto alla sposa, grazie allo studio della sua personalità.
Questo metodo è nato grazie alla collaborazione di esperti. Dopo la mia più che decennale esperienza nel settore degli eventi e dei matrimoni e dei miei studi in marketing, psicologia del cliente e comunicazione

Sai perché lo sottopongo ai miei sposi? Sai perché seguo una strada probabilmente diversa dagli altri allestitori e dagli operatori de settore? Perché non mi piace e non voglio “copiare” le idee di un grande designer o “seguire” quelle che sono le tendenze, costringendo e convincendo i miei sposi a seguirle nonostante la loro idea di allestimento per il matrimonio fosse diversa. No! UN ALLESTIMENTO NON PUO’ ESSERE UNA FOTOCOPIA. Deve essere ogni volta nuovo, ogni volta originale, ogni volta INEDITO, ogni volta PERSONALIZZATO PER LA COPPIA!
Questo fa di un matrimonio, di un allestimento, perfetto ed è questo che ti aiuterà ad affrontare la progettazione ed organizzazione del tuo matrimonio senza stress e senza preoccupazione!

Inoltre, alla fine di tutti gli step che la coppia di sposi segue con me in questo percorso di design e progettazione che porterà alla realizzazione del loro sogno d’amore, gli riservo la chicca!
Infatti, oltre a vedere i bozzetti grafici e a mano dell’allestimento, nel Wedding Lab (il laboratorio creativo di 1000mq della mia azienda), con il mio team al femminile, realizzeremo per loro (come per tutte le nostre coppie di sposi) 50 GIORNI PRIMA DEL MATRIMONIO. un set con l’allestimento IN STILE del loro evento dal momento dell’aperitivo al taglio torta.
50 giorni prima del matrimonio, gli sposi avranno già modo di vedere e toccare con mano gli allestimento del loro matrimonio in modo da non avere sorprese durante il grande giorno!

Vuoi scoprire quali sono tutti gli step che una coppia di sposi che si affida a me, deve seguire in un anno affinché l’allestimento del matrimonio non risulti sia la brutta copia di quello realizzato per un’influencer, ma soprattutto che rispecchi il loro stile, senza però incombere in stress?

Allora clicca il bottone qui sotto!

Spero che tu abbia trovato questo articolo interessante!

Se hai dubbi, domande, o più semplicemente ti farebbe piacere condividere la tua esperienza/parere, lasciami un commento qui in basso! Sarò super felice di risponderti!
Ciaoooo

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